Ofigo® 契約書管理エンタープライズ

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契約書管理とは

企業を悩ませる契約書管理の“3大課題”とは

契約書管理は、日々の業務を円滑に進めるためだけではなく、内部統制やコンプライアンスの観点からもきっちりすべき重要な業務です。しかし実際には、一元管理はおろか所在も不明瞭だったり、現行ルールでは管理や運用が困難になってきていたり、課題を抱えている組織が多くなってきているのが実情です。

その課題は、以下の3つに集約されると言っても過言ではありません。
契約書の管理・運用に特化し、使いやすさを追及した「Ofigo契約書管理」なら、契約書管理の“3大課題”をまとめて解決することができます。

契約書管理の“3大課題”

  1. 契約書の情報共有
  2. 契約書の期限管理
  3. 契約書のアクセス制御

1.契約書の情報共有

たとえば、社内に散在していて必要な契約書が見つからない。書棚で保管しているため、総務に頼まなければ確認することができない…。契約書の管理・運用でそんな課題を抱えていませんか。毎日の仕事を円滑に行うためにも、全社的に共有できる仕組みが必要です。

現場のニーズ
  • すでに契約が締結されているか調べたい
  • 契約書の原本を今すぐ確認したい
  • 総務や法務に問い合わせることなく、簡単に確認できるようにならないか
一元管理Ofigo契約書管理が実現する「3つの管理」一元管理で、全社的な情報共有を!

Ofigo契約書管理を導入することで、大量の契約情報の一元管理が実現。ユーザーは自席のPCから必要な契約情報を確認できるようになります。自社の運用に合わせた属性が用意でき、さらに検索キーとしても利用できるので、いつでも目的の契約情報をすばやく確認することができます。

さらに、各契約には電子ファイル(原本データ)を添付することができます。
システム上で契約情報や原本内容が確認できるので、原本は保管スペースに移しておくことができ、キャビネットなどの収納に関するお悩みも解決できます。

Ofigo契約書管理 メイン画面
>>メイン画面と属性 >>原本添付機能

2. 契約書の期限管理

気付いたらすでに更新期限が過ぎていた。契約書が大量で、確認に手間がかかる…。契約書の期限管理はとても大切な業務です。しかし、すべての更新期限を把握し、それぞれのタイミングに合わせてその都度、担当者に連絡するというのは容易なことではありません。

現場のニーズ
  • 契約更新のタイミングをしっかり把握しておきたい
  • 事務担当者が手動でチェックをして営業担当者へ連絡している
  • 件数も多いので自動で通知できないだろうか
期限管理Ofigo契約書管理が実現する「3つの管理」期限管理で、更新漏れをゼロに!

Ofigo契約書管理は、設定された通知日に、設定されたメールアドレスに対して、自動でメール通知がされます。
一契約に対して複数の設定が行えますので、契約書の更新タイミングのほか、営業フォローのタイミングなどにも活用できます。

自動メール通知設定画面
>>自動メール通知

3. 契約書のアクセス制御

プロジェクトに関する契約書をメンバー全員で共有したい。しかし、部外者に見られてしまう恐れがあり、ファイルサーバーには保存することができない…。契約書の管理を行う上で、重要な契約書に対するアクセス制御も考慮しなければならない大切なポイントです。

現場のニーズ
  • 担当範囲で閲覧を制限し、法務ではすべての契約を見られるようにしたい
  • 閲覧だけをさせて編集・更新はさせたくないユーザーがいる
  • 操作の内容や閲覧の可否についてコントロールできないだろうか
期限管理Ofigo契約書管理が実現する「3つの管理」権限管理で、コンプライアンスも強化!

Ofigo契約書管理なら、操作権限と閲覧権限のどちらも設定が可能です。
操作権限には以下の3種類があります。

管理 管理系の画面が操作できます。
管理系の画面では、属性やアクセス権の設定などができます。
編集 管理系の画面は操作ができません。
メイン画面において閲覧権限のある契約は、登録や編集などが自由にできます。
閲覧 管理系の画面は操作ができません。
メイン画面においては、閲覧権限のある契約を見ることしかできません。
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