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コラム(契約書に関する基礎知識)

契約書の基礎知識

第3回 電子化可能な書類

知っておきたい電子化が可能な書類

電子化が可能となっている書類は、主に会計帳簿、契約書類、事業報告書などが挙げられます。電子データで書類を保存するには、法律で定められた一定の要件を満たすことが必要となり、すべての書類で電子化が認められているわけではありません。

書類の電子化を可能にする「e-文書法」とは

書類の電子化を可能にするe-文書法とは、2005年に施行された電子文書に関する法律です。電子化が可能となったことで、商法や税法などの様々な法律で保存を義務付けられていた紙の書面が、スキャニングにより電子データ化されるようになったのです。

電子化する際に求められる要件
法律で保存が義務付けられている書類の中で、電子化が可能となる要件は、「見読性」、「完全性」、「機密性」、「検索性」の4点を定義としています。
見読性の要件は、電子化した書類を必要なときにディスプレイやプリンタなどの電子機器で表示する、あるいは書面を作成し確認できる状態にすることです。そのため、読み取る電子機器は適切な階調や解像度が必要となります。
完全性の要件には、保存期間中に滅失や毀損を防止する措置を講じておかなければならないということです。また、改ざんや消失などがあった場合は、その事実を確認できるようにしなければなりません。
機密性の要件は、不正なアクセスが出来ないように管理することです。許可されていない人がアクセスすることを防止し、安全な文書管理を実現することが求められます。
検索性の定義には、必要に応じてすぐに確認できるように管理することです。書類を検索できるように、業務形態に応じて企業やファイル名だけではなく、契約日時などからでも検索できるようにしましょう。
このように上記の要件を満たすことで、書類の電子化が可能となっています。
電子化が可能な書類の代表例
電子化が可能な書類は数多く、主に家計帳簿や決算関係書類、見積書や納品書などさまざまあります。
・会計帳簿
・決算関係書類棚卸表
・証憑書類
・営業報告書
・事業報告書
・付属明細書
・組合員名簿、会員名簿
・議決権行使書
上記は、電子化が可能な書類の一部です。紙文書を電子データとして保存することで、膨大な量になる紙文書を整理でき、事務の効率化を可能としています。
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