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コラム(契約書に関する基礎知識)

契約書の基礎知識

第4回 契約書を電子化するメリット

契約書を電子化すると得られるメリット

紙の契約書を電子化するメリットは多岐に渡りますが、大きくは2つにわけることができます。1つ目は業務効率が向上すること、2つ目は契約書の保管が容易になることです。契約書の量によっては労力がかかりますが、保管を業者に依頼することも可能です。

契約書を電子化は業務効率が向上する

契約書を電子化することで、これまで煩雑であった業務を大幅にカットすることができます。例えば紙の契約書である場合、一人しか原本を所持することができませんでしたが、電子化することによって、パソコンやタブレットを通じて誰もが閲覧することができます。契約日や契約内容のほか、取引先別に契約書を探すも容易であるため、必要な際にすぐに情報を検索が可能です。

加えて一般的な契約書は、満了後に10年間の保管義務があり、紙の契約書は保管するスペースを確保しなければいけません。それも契約書を電子化しておくことで保管も容易になり、探す手間を省くことができます。バックアップを多重化したりセキュリティを強化したりすれば、情報管理もより強固なものになります。

紙の契約書を電子化する具体的な方法

契約書の電子化する方法は、自社で契約書の紙面を読み取って保存する方法と、業者に依頼する方法の2種類があります。自社で行う場合は、スキャナや複合機を使い、1枚ずつ契約書をデータ化しながらパソコンやサーバ内に保管します。契約書の量に応じて労力がかかるほか、契約書を読み込ませる機械が必要になるほか、取り扱った契約書の保存するマニュアルを周知させなければいけません。

専門の業者に依頼する場合は、業者にもよりますが専門のスタッフが契約書の保管から運用までをすべて請け負ってくれるため、安心して契約書管理を行うことが可能です。料金は、契約書の量や利用するサービスによって決めている業者が多くなっています。

会社の運営において、業務効率の向上やコストカットを実現するために、契約書の電子化を検討するのもよいでしょう。

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