既存のシステム管理件数が多く不安定、毎日のデータコピーが必要だった

――御社は契約管理のシステムをすでにお持ちだったと伺っておりますが、どのようなシステムだったのでしょうか？

栄村様：2013年に社内でAccessの管理ツール（以下、管理ツール）を開発して、総務部と法務室および内部監査室で運用していました。

木村様：契約件数が2万件以上ありまして、多量であるせいか管理ツールではデータが壊れて利用できなくなるケースがよく発生しました。そこで管理ツールの利用者を制限するため、社内の他部署から情報を閲覧するときは、同様に社内開発した別のツール（以下、検索ツール）を利用する運用としていました。

栄村様：管理ツール、検索ツールともに自社開発ではありましたが、これらを連携する自動入出力といった機能はありませんでした。このため、毎朝、管理ツールに登録された契約データを検索ツールに手動でコピーする作業が必要でした。

Ofigo導入による業務改善契約更新に関する通知業務を自動化できた

――今回Ofigoをご導入いただいたことにより業務運用も変わったと思いますが、従来と比べて大きく変わった点があればお聞かせいただけますか？

栄村様：契約の更新漏れを防ぐため、これまでは管理ツールから契約期限が間近なものを抽出しExcelでリスト化したものを、担当者より各部門へ展開し、契約更新可否の確認を依頼していました。件数としては毎月数千件ほどで、月2回のタイミングで展開していました。今回Ofigoの「自動メール通知」機能により、1日単位で自動通知できるようになりました。

木村様：会社全体で見ると、「自動メール通知」機能により直接担当者へ通知されるようになったことから、各部門でリストを受け取っていた人たちも部門内の担当者へ展開するというタスクがなくなりました。

――そういえば御社は導入検討の際に、通知メール本文にURLリンクなどを設置して担当者に更新可否の判断を直接行わせるという仕組みもお考えでした。現在はどのように更新状況を管理されていますか？

木村様：更新の判断はあらかじめOfigoに設定した内容で自動的に行われます。この結果は先の「自動メール通知」機能により各担当者へ通知されるため、変更する場合は担当者が必要な社内手続きを行う運用としました。この結果、従来は総務部にて各担当者の確認結果をとり纏めていましたが、Ofigoの導入によりこの運用も不要となりました。

評価ポジティブな評価が多く、機能面でもメリットが大きい

――システムが変わることにより、これまでとは使い方などが変わりますが、ユーザーの皆様の反応はいかがでしょうか？

栄村様：ユーザーからは「見やすくなった」「分かりやすくなった」という評価を聞いています。それに、「Excelへと簡単にリスト化することができるようになり、すごく便利になった」という声も聞こえてきました。

木村様：今は導入したてのため、アクセス方法や使い方といった初期段階特有の問い合わせはありますが、悪い評価はありません。こうした問い合わせも時間が経てばなくなると思っています。

栄村様：それから「ビュー」機能（レイアウトや検索条件を、各ユーザーがカスタマイズして保存できる機能）も評価されていました。

――「ビュー」機能のお話がありましたが、他に機能面でこれまでと大きく変わった点はありますか？

木村様：複数人が同時にアクセスして作業できるようになりましたね。これまでは管理ツールが不安定だったこともあり、そのとき更新できるのは1人だけというルールを設けていました。
あと大きいのは「全文検索」（登録した電子ファイルの中に含まれるテキスト情報を検索する機能）ができるようになったことですね。昨年、取引所への市場変更手続きをする際に各契約書に記載されている暴力団排除条項の網羅状況を調べる必要がありましたが、当時は全て手動でやらざるを得ませんでした。今後はそうした対応時にも、「全文検索」機能により調査範囲のかなりの部分がカバーできるようになると考えています。

栄村様：この他に、各契約について電子ファイルが登録されているかどうかが一覧上で見て簡単に分かるようになったことも嬉しい点です。

システム選定の流れ自動化が一つのテーマであり、特化した製品を探した

――ご評価ありがとうございます。御社では当初のシステム検討時点ではどのような機能要件が挙げられていたのでしょうか。経緯と併せてお聞かせいただけますでしょうか？

木村様：Ofigoは総務部が導入を主導しましたが、検討の契機としては経費削減が根底にありました。当社では「コストコントロール」を全社で掲げ、全部門に対して手続きにかかる工数削減に取り組んでいます。ここにあてはまるテーマは幾つかあるのですが、その一つが契約管理でした。削減目標としていた2～3割の工数を達成するためにはある程度の自動化が不可欠であり、そうしたことが可能な製品を探していたという背景です。

――そこで東京ビッグサイトで開催されたEXPOで目に留めていただいたのですね。

木村様：そうです。その後、早速詳しいデモをお願いしましたね。

――当初からご必要とされていた機能としては何がありましたか？

木村様：全文検索ができること、自動的に業務フローに沿ったメールが出せること、契約の親子関係が表現できること、といった辺りでしょうか。
製品比較上は、見やすさや、当社の件数ボリュームの対応が可能なこと、あとは費用感などもポイントになりました。実は検討期間中は、自社開発や導入済み製品のカスタマイズの可能性なども考慮しましたが、社内での慎重な検討の結果、やはり専用のシステムを入れた方が良いという結論に至りました。

効果ひと月あたり1人分の費用削減効果の見込み

――現在運用が始まっていますが、期待する導入効果について教えていただけますでしょうか？

栄村様：実はつい先日、改めて導入効果の試算を行いました。総務部では、関係者合わせて毎月0.5人分の工数を削減できる見込みです。

木村様：各部署の方はどうでした？

栄村様：検索性が向上したことや情報の可視化などにより必要な情報を効率的に取り出すことが可能となることから、こちらも合わせて毎月0.5人分の工数を削減できる見込みです。
合計すると、毎月1人分の工数が削減され、これを人件費換算した場合、9ヶ月でシステム導入費用を回収できる見通しになりました。

――具体的な数字を出していただき、ありがとうございます。大変参考になります。費用削減以外に導入効果として挙げられることはありますでしょうか？

栄村様：今回の検討をきっかけに、法務室と契約管理の運用について様々な話し合いができたことが大変良かったです。OfigoはWordファイルなども登録できるので、今後は個々の契約の基データを参考にすることができるようになりました。

木村様：保守をしていただけるという点も大きいです。従来のツールのように自社開発の場合、運用後は開発担当がいなくなり運用に困る状況が起こりますので。

――業務運用から導入効果まで、詳しく教えていただきましてありがとうございました。引き続き、御社の業務効率化にお役立ていただけましたら幸いです。

企業プロフィール株式会社エムティーアイ様

本社所在地	東京都新宿区西新宿3-20-2 東京オペラシティタワー35階
設立	1996年8月12日
代表者	代表取締役社長　前多俊宏
業務内容	コンテンツ配信事業
資本金	50億1,200万円
従業員数	連結786名

（2016年9月30日 現在）