Ofigo® 契約書管理ファシル

コラム(契約書に関する基礎知識)

契約書は信書か

第18回 契約書は信書か

契約書は信書に該当するため、宅配便ではなく郵送を利用することが法律できまっています。契約書を誤って宅配サービスを利用して送ってしまった場合は、違法となって処罰の対象になるので注意しましょう。

信書とは、特定の受取人に対し、差出人の意思を表示し、又は事実を通知する文書

信書とは、「特定の受取人に対し、差出人の意思を表示し、又は事実を通知する文書」と郵便法及び信書便法で規定されています。たとえば、ビジネスの場でよく使われる契約書、納品書、申請書、見積書、招待状などが信書です。反対に非信書となるものは、不特定多数の受取人に向けたものとなり、新聞、雑誌、会報、カレンダー、ポスターなどが信書に該当しない文書となります。

契約書は信書なので郵送が基本

上記のように、契約書は信書に該当するため郵送することが基本です。万が一、郵送ではなく宅配便と一緒に配達をしてしまうと、郵便法違反となり処罰の対象になります。その刑罰は、「3年以下の懲役又は360万円以下の罰金」という重いものです。契約書に限らず、そのほかの文書を物品と同梱して宅配便で送ることは、郵便法に違反していることなので気を付けましょう。

信書を宅配便で送って郵便法に違反することは、企業倫理に反することであり、コンプライアンスを重視する観点からも望ましくありません。契約書を「文書」として送る場合には、必ず郵送するか総務大臣の許可を得た民間の信書便事業者を利用するようにしましょう。

信書を取り扱えるのは日本郵便株式会社と一部の民間の信書便事業者

信書を取扱える業者は、日本郵便株式会社と総務大臣の許可を得た民間の信書便事業者のみに限られています。平成15年4月から総務大臣の許可を得た一部の民間業者も信書の配達が出来るようになりました。信書を取り扱える民間業者の代表的なものにバイク便が挙げられます。

電子データは信書に該当しない

契約書を郵送やバイク便以外で送ることは法律により禁じられていますが、電子データ化することにより宅配サービスで契約書を送ることができます。電磁的記録物であるUSBメモリやDVD、CDなどであれば、外見から記載内容がわからず、文書とはならないため、郵便法及び信書便法で定義する信書には該当しません。ペーパーレス化が進む現代のビジネスの場では、契約書の電子化を検討してみてはいかがでしょうか。

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