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コラム(契約書に関する基礎知識)

契約書の基礎知識

第5回 書類整理のコツ

山積みの書類は整理術を知れば片づけられる

紙の書類を整理するコツは、必要な書類と不要な書類を分別することです。目的の書類を必要な時にすぐ取り出せるようにしておくことで、業務効率を向上させることができます。重要な書類は、紛失に伴うリスクが高いため、整理する方法をしっかり身につけておくのが理想です。

書類の具体的な整理術

整理のできていない書類を、業務の段階に沿って整理してみましょう。書類の量によっては、1人で整理するのが困難であるため、相応の人数を揃えておくのが理想です。

業務の段階別に書類を4種類に分類する
まずは、書類を業務の段階別に分類することから開始します。分ける種類は大きく分けて「進行中の案件の書類」、「終了した案件の書類」、「近々必要になる書類」、「保管の必要がない書類」の4つです。この際に「保管の必要がない書類」に分類された書類は処分してください。
後日必要になるかもしれない書類があれば、保留にしたい書類を入れるスペースを確保して残すようにしても構いません。ただし、そのスペースから書類が溢れてしまっては意味がないため、期間を決めたうえで古い書類は処分するようにしましょう。
分類した書類に見出しをつけておく
次に、分類した書類のなかで保管の必要がある書類は、それぞれ見出しをつけます。この際に、重要度や取引先別などによって項目分けしておきましょう。進行中の案件の書類は、簡単に取り出せるクリアフォルダやクリアファイルを使用して、一目で分かるように保管しましょう。保管する書類の量が増えるほど、見つけやすいようにしておくことも大切です。
見出しをつけた書類の置き場所を決める
最後に、見出しをつけた書類を保管する場所を決めます。たとえば、デスクの上に置いておくのは進行中の案件のみ、というようなルールを決めることで上手に整理ができます。置き方についても、デスクに平置きして積んでしまうと探しにくくなるため、ブックスタンドを利用して立てかけることで取り出しやすくなります。
デスクのキャビネットに保管する場合も、引き出しの中の仕切りを利用してファイルを立てて収納しましょう。見返すこともなく一定期間保存しておく書類のファイルであれば、保管倉庫や専用のキャビネットがあればそちらにまとめて保管しましょう。
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