コラム（契約書に関する基礎知識）｜契約書管理システム「Ofigo契約書管理」

平素よりお客様から頻繁にご質問をお受けする内容をコラムとして掲載しました。
みなさまの契約書に関する「ギモン」の一助となりましたら幸いです。

契約書とは、当事者同士の合意をもって結ばれた約束を明確にするための文書のことです。契約を締結すると法的拘束力が生まれます。契約に違法な内容が含まれる場合は、無効となるので注意しましょう。

契約書は、不動産・動産の売買と貸借に関するもの、知的所有権に関するもの、商取引に関するもの、会社運営に関わるものなど、種類は様々です。契約書によっては、記入方法まで細かく定められていることもあります。

電子化が可能な書類は、主に会計帳簿、契約書類、事業報告書などです。紙文書を電子データとして保存することで大量の紙文書を整理し、事務を効率化できます。ただし書類の電子化は必要条件を満たす必要があります。

契約書を電子化するメリットは、業務効率が向上することと契約書の保管が容易になることです。紙の契約書の電子化には自社でスキャナや複合機で行う方法と、専門の業者に依頼する方法があります。

紙の書類を整理するコツは、必要な書類と不要な書類を分別することです。目的の書類をすぐ取り出せるようにしておくことが大事です。重要な書類は、紛失に伴うリスクが高いため、整理方法を身につけておきましょう。

ファイリングとは、書類の整理や保管方法を指す言葉です。ファイリングを行うことで、書類紛失や情報漏洩を防ぐことにもつながります。書類は、誰でも取り出して活用できる形での管理が求められます。

紙の契約書を保管するときに、活躍するのはバインダーやファイルです。保管期間満了日など項目を決めて保管することで、必要となった際にすぐ取り出せます。ほかにも契約書を電子化して保管する方法もあります。

契約書を郵送する場合は、取引先に届いているのか確認できるように、簡易書留や配達記録郵便で送付しましょう。契約書は、非常に重要な書類なので担当者まで取り次がれないといったトラブルを避ける必要があります。

契約書の作成方法は基本的に共通です。まずは表題を決めて、前文を書き入れてから契約内容と末文を記載します。その際は、日付の記載と署名押印が必要です。署名押印がない契約書は無効となるため注意しましょう。

契約書を修正する際は、間違った部分に2重線を引いて消しましょう。契約書の欄外には修正と追加した文字数、さらに修正した箇所の行数を記載します。修正箇所が多いときは作り直した方が早い場合があります。

代表的な契約書の綴じ方は2種類あります。ひとつはホッチキスで綴じる方法で、もうひとつは製本テープを使って綴じる方法です。契約当事者が多い場合は、製本テープを用いることで、手間が省けます。

割印は複数の契約書が同一内容であることを示すために押す印です。また契印とは複数枚で構成された契約書全ページに一体性があることを示す印です。割印と契印には、それぞれの押印方法があります。

署名をする際には捺印、記名をする場合には押印と使い分けます。署名は、自分の名前を自筆で書くことを指します。また記名とは、ワープロやゴム印など署名以外の方法で氏名を入力または記入することを指します。

満期または解約となった契約書は、会社法により10年間の保管が義務付けられています。保管期間内に契約書を廃棄や紛失などしてしまうと、法人税の追徴課税が科せられることもありますので十分に注意しましょう。

契約書管理によっては契約書の紛失や漏えいを防ぎ、探す手間を省くことができます。また文書管理台帳を作ることで効率的な業務ができます。契約書を電子データ化しておくのも契約書を管理するひとつの方法です。

書面での契約書管理における問題点は書類が劣化しやすいという点です。また契約書を見つけるのに手間がかり、紛失しやすい問題点もあります。書面の契約書の保管には場所が必要になり、その分コストがかかります。

契約書を紛失した場合は、早急に取引先に依頼しコピーを取らせてもらうか、再度作成するようにしましょう。契約書は何か問題が発生した場合に重要な証拠となるので素早い対応が求められます。管理は徹底しましょう。

契約書は信書に該当するため郵送を利用することが法律できまっています。信書を取り扱えるのは日本郵便株式会社と民間の信書便事業者ですが、電子データ化することで宅配サービスでも契約書を送ることができます。

契約書に押す印鑑は、基本的には実印または角印です。ただし、収入印紙が必要な場合に押す消印は実印や角印以外でも構いません。契印、割印、訂正印で使う印鑑は署名または記名した際の印と同じものを使用します。

収入印紙が必要かどうかは、文書の種類や契約の金額によって変わります。すべての契約書に印紙税が課されるわけではなく、国によって定められている契約書が対象となります。また収入印紙には消印が必要です。