Ofigo® 契約書管理ファシル

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契約書管理とは

なぜ契約書管理が必要なのか?

契約書は、ビジネス活動を行う上で必要不可欠な書類であり、企業によっては年間で数千~数万件締結されるケースもあります。
またひと口に契約書といっても多種多様であり、商取引に関するものや会社運営に関わるもの、知的所有権に関するもの、不動産や動産の売買・貸借に関するものまで、非常に多くの種類があります。
その1つ1つが契約内容および債権債務の根拠となり、不測の事態が起きた際には自社の権利主張の裏付けとなる重要書類となります。

しかし、例えば、「社内に契約書が散在していて必要な書類がすぐに見つからない」、「その都度管理部門に依頼しなければ書類の確認すらできない」など、契約書は ”必要な時にすぐに確認” できなければ【貴重なビジネス機会の喪失】や【自社にとって致命的な損失】を招いてしまう可能性があります。

このような事態を未然に防ぎ、事業を円滑に進めるためにも、契約書をより適切に「管理・運用」する必要があります。

契約書管理が上手くできていないことで生じるリスク

”必要な時にすぐに確認” できなければ【貴重なビジネス機会の喪失】や【自社にとって致命的な損失】を招く可能性があることはもちろん、 下記のように様々なリスクが生じる恐れがあります。

◇社内に「紙」だけでしか契約書の情報を残していない場合
全て紙だけで保管をしている場合、保管スペースを物理的に確保する必要があり、社内フロアが圧迫されてしまいます。
また、紙は水や火などに非常に弱いため水害や火災などの災害が発生した際には取返しのつかない重大な損失につながってしまいます。

◇Excelファイルなどの「台帳」のみで管理している場合
企業によっては、Excelファイルを作成して、契約情報を入力し、それを台帳として管理している場合があります。
このような場合、管理部門では確認が容易な反面、現場とは十分な共有ができない状態のまま運用が常態化しているケースが多くみられます。
また、契約書(紙原本)の保管状態が属人化していたり、情報入力ルールが統一されていないことにより、 締結の経緯などの、内部統制のために必要不可欠な情報すら保存・記録されていないケースも見受けられます。

他にも、、、

・一元管理がうまくできない
契約書の情報は人によって必要な情報が異なります。しかし、1つの台帳で管理をしていると、自分の担当ではない契約情報も閲覧できてしまい、 業務上の必要性により集約することがなかなか困難になってしまいます。
また、自分の担当とは関係のない情報を閲覧できてしまうことによる情報漏洩などのリスクも考えられます。

・情報共有がスムーズにできない
台帳を共有する仕組みがないと、どれが最新の契約情報か分からず認識齟齬が生じる可能性があります。
また正しい情報を精査する時間が発生し、それに対応しなければならない人の対応負荷が高くなり業務を圧迫してしまう可能性もあります。

・全体をうまく把握することができない
Excelファイルなどで台帳を作成していると、1つのExcelファイル台帳を複数人で更新することになります。
しかし、人によっては更新漏れが発生したり、意図せず余計な情報を上書き・削除してしまう可能性もあります。
このような場合、台帳および契約書類の全体像をうまく把握できなくなってしまう恐れがあります。

以上のように様々なリスクが生じる恐れがあります。

契約書管理の理想的な状態とは?

それでは、どのような状態を目指せばよいのでしょうか?
"理想的な状態" に近づけるためのポイントは4つあります。

◇必要な契約情報が欲しいときに "すぐに調べられる" かつ "すぐに見つけられる"【一元管理】できる状態を第一に目指しましょう
そうすることで、「貴重なビジネス機会の喪失」や「自社にとって致命的な損失」といった最悪な事態を未然に防ぎ自社の利益向上につなげることができます。

◇管理部門と現場間で認識齟齬が生まれないような情報共有の仕組みを整えましょう
管理部門と現場間で共通認識が育まれることで、契約締結に関する業務遂行がスムーズに運ぶようになります。
さらに、共通認識が生まれることで“属人化状態”だった管理業務の効率化が図られ、コストの適正化に繋がるなどコンプライアンスの面だけでなく、業務効率の改善にも期待ができます。

◇不特定多数の誰もが全ての契約書を閲覧できるような "オープンすぎる状態" にしないようにしましょう
契約書は将来にわたる契約内容の唯一の拠り所になります。
その情報は例え担当者が担当から外れたとしても、引き継いだ後任者、その上司や役員も確認できなければなりません。
しかし、不特定多数の誰もが閲覧できる可能性は情報保護の点から排除する必要があります。
特定の契約書を閲覧すべき人が適切に閲覧できる環境づくりをすることで情報漏洩などのリスクを防ぐことにつながります。

◇紙原本のみの管理から電子化できるものは "電子データ" として保管・管理しましょう
契約書を電子化することで、物理スペースを開放することができるほか、電子データとしてバックアップを取っておくことで、災害などの予期せぬ事態に備えることが可能になります。
また、今後はテレワークの導入など働き方が変わっていくことで電子契約の需要がより高まり、契約業務自体も紙ベースのやり取りから電子へ切り替わっていく可能性も考えられるため、活用の幅を広げていくこともできます。

契約書管理の実際の運用方法の流れとステップ

ここまで契約書管理の理想的な状態について確認してきましたが、ここからは実際に "契約書管理" をするための流れをステップごとにご紹介します。


1.契約書管理台帳を作成する

  1. 責任者を決定します
  2. 管理対象とする契約書を選定します
  3. 契約書を "作成" および "解約" する際の手順を基に運用ルールを策定します
  4. 契約書の "管理台帳に必要な項目" および "情報入力ルール" を決定します
  5. 契約書管理を適用する部門や役割を決定します
  6. 上記の項目がそれぞれ決定したら、Excelなどで "管理台帳" を作成します
    ※作成する際に、契約書管理の規模や用途に応じて契約書管理の "システム化" が必要か検討します
    →システム化する場合のスケジュールおよびコストを策定します
    →システムの情報収集および選定を行います

2.契約書の棚卸しを行う

  1. 「紙の契約書」の棚卸しを行います
  2. 「管理台帳に登録されている情報」と棚卸し結果とのつき合せを行います
    →つき合せの際には、管理台帳の "契約書管理番号" などの他と重複しない番号を「紙の契約書」にも鉛筆で記載しておくことをお勧めします
    →重複しない "一意" な番号を付与しておくことで後の作業がやりやすくなります
  3. 契約書に付随する付録や仕様書なども管理対象とするべきか検討します

3.契約書の電子化を行う

  1. 白黒/カラー、解像度、OCR処理(文字認識)の有無などを決定します
    →他にも、製本してある契約書を "A3見開き" で電子化するかなど電子化する際の詳細なルール決めを行います
    →これらのルール決めは、電子化を行う際の "作業時間" や "PDFファイルのサイズ" に影響してきます
  2. 電子化した PDFファイル の名前は棚卸しの際に付与した "契約書管理番号" などがお勧めです
    →契約書管理番号にしておくことで、今後の管理・運用が行いやすくなります
  3. 電子化対象の契約書件数が多量になる場合には外注の検討なども必要になってきます

企業を悩ませる契約書管理の“3大課題”とは

契約書管理は、日々の業務を円滑に進めるためだけではなく、内部統制やコンプライアンスの観点からもきっちりすべき重要な業務です。しかし実際には、一元管理はおろか所在も不明瞭だったり、現行ルールでは管理や運用が困難になってきていたり、課題を抱えている組織が多くなってきているのが実情です。

その課題は、以下の3つに集約されると言っても過言ではありません。
契約書の管理・運用に特化し、使いやすさを追及した「Ofigo契約書管理」なら、契約書管理の“3大課題”をまとめて解決することができます。

契約書管理の“3大課題”

  1. 契約書の情報共有
  2. 契約書の期限管理
  3. 契約書のアクセス制御

1.契約書の情報共有

たとえば、社内に散在していて必要な契約書が見つからない。書棚で保管しているため、総務に頼まなければ確認することができない…。契約書の管理・運用でそんな課題を抱えていませんか。毎日の仕事を円滑に行うためにも、全社的に共有できる仕組みが必要です。

現場のニーズ
  • すでに契約が締結されているか調べたい
  • 契約書の原本を今すぐ確認したい
  • 総務や法務に問い合わせることなく、簡単に確認できるようにならないか
一元管理Ofigo契約書管理が実現する「3つの管理」一元管理で、全社的な情報共有を!

Ofigo契約書管理を導入することで、大量の契約情報の一元管理が実現。ユーザーは自席のPCから必要な契約情報を確認できるようになります。自社の運用に合わせた属性が用意でき、さらに検索キーとしても利用できるので、いつでも目的の契約情報をすばやく確認することができます。

さらに、各契約には電子ファイル(原本データ)を添付することができます。
システム上で契約情報や原本内容が確認できるので、原本は保管スペースに移しておくことができ、キャビネットなどの収納に関するお悩みも解決できます。

Ofigo契約書管理 メイン画面
>>メイン画面と属性 >>原本添付機能

2. 契約書の期限管理

気付いたらすでに更新期限が過ぎていた。契約書が大量で、確認に手間がかかる…。契約書の期限管理はとても大切な業務です。しかし、すべての更新期限を把握し、それぞれのタイミングに合わせてその都度、担当者に連絡するというのは容易なことではありません。

現場のニーズ
  • 契約更新のタイミングをしっかり把握しておきたい
  • 事務担当者が手動でチェックをして営業担当者へ連絡している
  • 件数も多いので自動で通知できないだろうか
期限管理Ofigo契約書管理が実現する「3つの管理」期限管理で、更新漏れをゼロに!

Ofigo契約書管理は、設定された通知日に、設定されたメールアドレスに対して、自動でメール通知がされます。
一契約に対して複数の設定が行えますので、契約書の更新タイミングのほか、営業フォローのタイミングなどにも活用できます。

自動メール通知設定画面
>>自動メール通知

3. 契約書のアクセス制御

プロジェクトに関する契約書をメンバー全員で共有したい。しかし、部外者に見られてしまう恐れがあり、ファイルサーバーには保存することができない…。契約書の管理を行う上で、重要な契約書に対するアクセス制御も考慮しなければならない大切なポイントです。

現場のニーズ
  • 担当範囲で閲覧を制限し、法務ではすべての契約を見られるようにしたい
  • 閲覧だけをさせて編集・更新はさせたくないユーザーがいる
  • 操作の内容や閲覧の可否についてコントロールできないだろうか
期限管理Ofigo契約書管理が実現する「3つの管理」権限管理で、コンプライアンスも強化!

Ofigo契約書管理なら、操作権限と閲覧権限のどちらも設定が可能です。
操作権限には以下の3種類があります。

管理 管理系の画面が操作できます。
管理系の画面では、属性やアクセス権の設定などができます。
編集 管理系の画面は操作ができません。
メイン画面において閲覧権限のある契約は、登録や編集などが自由にできます。
閲覧 管理系の画面は操作ができません。
メイン画面においては、閲覧権限のある契約を見ることしかできません。