Ofigo® 契約書管理ファシル

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コラム(契約書に関する基礎知識)

契約書に関する「ギモン」にお答えします。

平素よりお客様から頻繁にご質問をお受けする内容をコラムとして掲載しました。
みなさまの契約書に関する「ギモン」の一助となりましたら幸いです。

第1回 契約書とは

契約書とは、当事者同士の合意をもって結ばれた約束を明確にするための文書のことです。契約を締結すると法的拘束力が生まれます。契約に違法な内容が含まれる場合は、無効となるので注意しましょう。

第2回 契約書の種類について

契約書は、不動産・動産の売買と貸借に関するもの、知的所有権に関するもの、商取引に関するもの、会社運営に関わるものなど、種類は様々です。契約書によっては、記入方法まで細かく定められていることもあります。

第3回 電子化可能な書類

電子化が可能な書類は、主に会計帳簿、契約書類、事業報告書などです。紙文書を電子データとして保存することで大量の紙文書を整理し、事務を効率化できます。ただし書類の電子化は必要条件を満たす必要があります。

第4回 契約書を電子化するメリット

契約書を電子化するメリットは、業務効率が向上することと契約書の保管が容易になることです。紙の契約書の電子化には自社でスキャナや複合機で行う方法と、専門の業者に依頼する方法があります。

第5回 書類整理のコツ

紙の書類を整理するコツは、必要な書類と不要な書類を分別することです。目的の書類をすぐ取り出せるようにしておくことが大事です。重要な書類は、紛失に伴うリスクが高いため、整理方法を身につけておきましょう。

第6回 ファイリングとは

ファイリングとは、書類の整理や保管方法を指す言葉です。ファイリングを行うことで、書類紛失や情報漏洩を防ぐことにもつながります。書類は、誰でも取り出して活用できる形での管理が求められます。

第7回 より良い情報整理術とは

紙の契約書を保管するときに、活躍するのはバインダーやファイルです。保管期間満了日など項目を決めて保管することで、必要となった際にすぐ取り出せます。ほかにも契約書を電子化して保管する方法もあります。

第8回 契約書の郵送で気をつけること

契約書を郵送する場合は、取引先に届いているのか確認できるように、簡易書留や配達記録郵便で送付しましょう。契約書は、非常に重要な書類なので担当者まで取り次がれないといったトラブルを避ける必要があります。

第9回 契約書の作成方法

契約書の作成方法は基本的に共通です。まずは表題を決めて、前文を書き入れてから契約内容と末文を記載します。その際は、日付の記載と署名押印が必要です。署名押印がない契約書は無効となるため注意しましょう。

第10回 契約書の修正方法

契約書を修正する際は、間違った部分に2重線を引いて消しましょう。契約書の欄外には修正と追加した文字数、さらに修正した箇所の行数を記載します。修正箇所が多いときは作り直した方が早い場合があります。

第11回 契約書の綴じ方

代表的な契約書の綴じ方は2種類あります。ひとつはホッチキスで綴じる方法で、もうひとつは製本テープを使って綴じる方法です。契約当事者が多い場合は、製本テープを用いることで、手間が省けます。

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