豊冨な経験とノウハウを有する CIJ の専門スタッフ（※）が、日々の業務で発生する文書やシステム導入時の初期段階で必要になる大量の文書の電子化を承ります。また、その後管理する製品において必要な「データ入力代行」や「データ移行／データ登録」も行い、保存期限まで外部倉庫へ保管も可能となりますので、文書の電子化に関連する作業を一貫してお任せいただけます。
※ パートナー企業様との協業となります。

オフィスに溢れる紙文書、まとめて電子化しませんか？

契約書や稟議書などオフィスには様々な紙文書が溢れており、特にマネジャーおよびアシスタント業務の効率化を阻む要因のひとつになっています。また、テレワーク状況下での情報共有の促進や保管コストの削減などに向けて、今、紙文書の電子化が求められています。

・電子化して保存期限まで外部倉庫保管したい

・移転をきっかけに大量の書類を片付けたい

・とにかく安く電子化して紙をなくしたい

・自席から書庫に保管してある書類が見たい

・契約書などをスキャンして検索性を高めたい

・経費書類を電子化して紙は廃棄したい

電子化から保管やシステム導入まで、ドキュメントの電子化ライフサイクルをフルサポート

CIJ では、紙書類の電子化だけでなく、その後のデータ活用を見据えたシステム導入までをサポートします。 また、「書類輸送 → 電子化・データ入力代行 → 倉庫保管および廃棄まで」の包括的なサービスのご提供により、お客様の電子化プロジェクトを確かな成功へと導きます。

内容確認、見積もり

弊社とパートナー企業では、製本された契約書原本のように解体のできない袋綴じ書類や有効期限のある資格証書などの様々な書類を電子化した実績がございます。 例えば、数年～数十年分蓄積された大量の契約書を電子化する際には、まずは直近２～３年分の電子化から着手するなど書類の選定からご支援することが可能です。 また、全国に拠点・営業所などが分散されているお客様の場合は、拠点ごとに段階的に書類輸送・電子化・ご返却を進めるなどのご提案も可能ですので、お気軽にご相談ください。 また、既に電子化されているデータに対して、OCR 処理のみを追加 または データ入力代行（情報を抽出して台帳を作成する）などの実績もございますので、お気軽にご相談ください。

文書のお預かり

お客様には、電子化書類を選定していただき、書類リストの作成および箱詰め作業を行います。 例：キャビネット（90㎝幅）6段の場合ですと、文書保存箱でおおよそ24箱となります。 なお、『ホッチキス、付箋 および クリップ』は事前に外していただくことを推奨しておりますが、お客様の保管状況に応じてご相談が可能です。 また、箱詰め作業を弊社にて承ることも可能です。なお、運び出しの際には、箱ラベル印刷および貼付など紛失防止対策を実施させていただきます。 さらには、専用便の車両をチャーターしまして、お客様の書類を安全に運び出すことも可能です。

電子化

下記は一例ですが、様々なスキャニングおよびスキャン結果のチェック作業を行います。また、重要情報（締結先、締結日など）の情報抽出も行います。 例：解像度…通常 300dpi、色…通常 “モノクロ2値”、OCR…透明テキスト付きなど 例：PDF ファイルには原本の印字文字がすべて含まれていれば良いものとし、スキャニング後に情報のデータ化に漏れがないかを確認 例：天地補正をおこなう／白紙、および印字がされていない用紙（＝裏表紙の綴じ目の契印だけ押された用紙など）はスキャニングしない なお、電子帳簿保存法へ対応するためにスキャンは "カラー" で行うなど、お客様のご要望に応じた対応も可能です。

電子化データの納品

スキャニングした文書は PDF ファイルとしてデータ化します。 なお、製本された契約書原本をそのまま１ファイルとしてデータ化したり、バインダー内のクリアファイル単位で１ファイルとすることも可能です。 また、ファイル名に関しましても、事前にルール（通番または契約書原本に記載した番号など）を定めて対応することも可能です。 なお、データの納品は容量に応じて DVD、USB メモリ、ポータブル HDD および オンラインストレージ など様々な対応が可能です。

電子データ活用および支援

データ化と平行して、スキャニングした文書から「契約書名、契約先、契約締結日など」の情報を抽出し「台帳」へのデータ入力代行も可能です。 そのため、契約書原本はしっかり保管しているものの、台帳が存在しないと言った状態からでもご支援が可能です。 また、弊社の「Ofigo契約書管理」を導入されるお客様の場合、データ移行作業として電子化したファイルを一括登録することも可能です。 「Ofigo契約書管理」を利用することで、自席から容易に契約書の PDF を閲覧することが可能となります。

書類保管、廃棄

弊社のパートナー企業では、書類の保管を承ることが可能です。 明確な寄託契約書を取り交わし、保管リストを作成してリストに伴った管理を行います。 24時間警備、防犯カメラ、セキュリティ対策も万全です。 保管期限が終了した文書に関しましては、そのまま廃棄処理（溶解処理）を承ることも可能です。（廃棄証明書の発行も可能です）