自動メール通知で更新期限を事前にお知らせ

件数が多くなると契約期間の把握が難しくなり、更新漏れなどのミスも発生してしまいます。Ofigo契約書管理では、あらかじめ設定した日付と宛先に通知メールを自動配信。一契約に複数の設定が行えるので、期限切れの警告のほか、営業フォローの促進などにも役立てられます。

「通知パターン」で大量の設定も効率的に

Ofigo契約書管理では、“通知日”と“通知先”を指定した「通知パターン」を作成することができます。それぞれの契約に対し、既存の「通知パターン」を選択するか、新たに「通知パターン」を作成して設定をします。

たとえば、『“契約満了日”の一週間前に通知する』といった設定をしておくことで、この「通知パターン」を適用した契約は、それぞれの"契約満了日"の日付に応じて自動で一週間前にメール通知がされるようになります。
これにより、個々で情報が異なる契約でも、一定のルールで自動メール通知を行うことができます。

さらに便利な自動更新機能も搭載

満了日などの日付情報を、設定された期間だけ自動的に更新する「自動更新」の設定も行えます。

■自動更新の例

この例では、満了日を迎える契約の中で、「更新可否」が【更新】となっているもののみ、満了日を自動的に更新します。