契約書を管理することで、様々なトラブルを防ぐことができます。上手に管理するためには、契約書を管理する部署や社員を予め定めておきましょう。加えて、契約書は顧客や取引先との契約内容が記された重要な書類であるため、普段から管理や取扱い方法を周知させておくことも重要です。
契約書管理のメリット
契約書管理によって、重要な契約書の紛失や漏えいを防いだり、探す手間を省いたりというメリットが得られます。
契約書管理によって紛失や漏えいを防げる
契約書管理には、重要な契約書の紛失や契約内容が漏えいを防止する効果があります。契約書の管理をする際は、最終的にいつ誰が利用したのか把握するため、常に利用記録を残しましょう。契約書の紛失や情報漏えいは、企業にとって大きな損失となるため確実に防止するようにしてください。
文書管理台帳を作って効率よく保管する
契約書は、作成したあとに見返すことがあるため、文書管理台帳を作っておくことで効率的な業務ができます。文書の種類や保管期間、またどこに保管されているかを記しておくことで、契約書を探す場合に一目瞭然となり手間を省くことに繋がるのです。契約書は、法律により一定期間保管しなければならないため、廃棄が可能となる時期を確認する際にも文書管理台帳は役立ちます。
電子データ化して契約書を管理する
契約書は必要に応じて電子化し、データとして残しておくのもひとつの方法です。電子帳簿法の改定に伴い、要件を満たした契約書や書類はスキャンをして電子データ保存が認められるようになりました。原本は安全な倉庫に保管し、必要の際はデータ化した契約書で内容の確認をしましょう。
ただしデータ化することで、誰にでもコピーや持ち出しができてしまう可能性があります。そのため、印刷制限やアクセス制限のセキュリティを設けるようにしてください。
日々の管理を怠ると、契約書の量が日に日に増えていくほか、いざ整理しようとした時に時間がかかってしまいます。会社の信頼性や業務効率のためにも、普段から契約書は適切な方法で管理することが重要です。