書面で契約書管理を行うと、時間の経過により紙が劣化することがあるほか、破損や紛失のリスクも高まります。
契約書は書面で管理することが原則
契約書の保管方法は、一般的に書面の形で管理することが原則です。近年では各社より様々な電子契約サービスが提供されており、少しずつ契約書管理の方法が変わってきていますが、依然として書面にて管理されているケースが多いと思います。
長期間経つと劣化してしまう
書面での保管における問題点は、書類が劣化しやすいという点です。 紙でできている契約書は、年月が経つにつれて劣化してしまい、文字が見えにくくなる可能性があるのです。加えて紙の素材や契約書の使用頻度によっては、取り扱う際に破れてしまうこともあります。
契約書が必要となったときに手間がかかる
書面のまま契約書を管理する問題点の1つとして、必要な時に契約書を見つけにくいことが挙げられます。 企業では、毎月のように膨大な量の契約や各種書類を管理しなければなりません。整理が上手にできていても、契約書が必要になったときにどこに置いてあるのか探せなかったり、取り出せなかったりしては意味がありません。
保管するコストがかかる
契約書は長期的に保管しなければならないため、そのための保管場所（倉庫）が必要になります。契約書の量は、経営年数が長くなったり、取引先が多くなったりすればするほど増えて行くものです。社内だけで保管できない量になった場合に、お金を支払ってでも保管スペースを確保しなければならないため、書面の契約書管理にはコストがかかってしまうのです。
書面の契約書は紛失しやすい
書面の契約書管理は、紙の原本を持ち出した際に誤って紛失してしまうこともあるほか、別の書類と混ざって行方がわからなくなる可能性もあります。また間違ってシュレッダーにかけてしまった場合には、取り返しがつかなくなることもあるため、書面の契約書管理は細心の注意が必要です。
このように、書面で契約書管理する問題点は様々です。紙の状態だと火災および水害などで消失したり判読が難しくなる恐れがありますが、電子データであればデータのバックアップおよび復旧が容易に行えますので、電子化をすることで解決できる要素も少なくありません。