Ofigo® 契約書管理エンタープライズ

お問い合わせ0120-047-055(受付時間:月~金 9:00~17:00) 契約書管理システム「製品比較表」今すぐ資料ダウンロード

コラム(契約書に関する基礎知識)

契約書の基礎知識

第6回 ファイリングとは

誰でも必要な書類を探し出せるファイリングが基本

ファイリングとは、書類の整理や保管方法を指す言葉で、業務を行う環境を整える手段の一つです。ファイリングを行うことで、書類紛失や情報漏洩を防ぐことにもつながります。書類はただ保管すればいいというわけではなく、誰でも取り出して活用できる形での管理が求められています。紙媒体のファイリングでも、電子データのファイリングでもその基本は変わりません。

管理する書類が多いほどファイリングは必須

保管や廃棄をする書類が多ければ多いほど、管理を徹底することで業務の流れに及ぼす影響も大きくなります。わかりやすい分類を行うことで書類を探しやすくなり、時間のロスが少なくなることから、業務の効率化に役立ちます。加えて収納スペースの削減や、書類の紛失を予防することも可能です。

私物化から共用化への意識改革にも役立つ

書類を誰でも取り出しやすい状態にして共用化することで、書類の私物化を防ぐことにつながり、組織として書類の管理レベルを向上させます。各個人の共用化意識を高めることで、職場における環境改善への協力を得やすくできるのです。組織内の情報伝達においてもスムーズに行うことが可能となります。

とくに業務のフローやマニュアルを記載した書類に関しては、誰でも閲覧できる状態にしておくのが望ましいでしょう。これらを個人で抱え込んでしまうと、人の異動や退職に伴う業務の引き継ぎが円滑に行えなくなってしまいます。

書類をデータ化する電子ファイリングとは

大量の書類を電子データ化して管理することによって、業務効率化も進んでいます。電子ファイリングは、紙の書類のように収納スペースを必要とせず、大量のデータから素早く文書を探し出せる利点があります。

しかし、紙の文書を電子データ化する際は、セキュリティ面での対策をすることも欠かせません。電子ファイリングすると、簡単にコピー文書や更新文書を作成できるため、重要書類ほど管理を徹底する必要があります。そのため、オリジナルはどこにあるのか、どの文書が最新なのかについて、わかりやすいようにする配慮が必須です。

資料ダウンロード・お問い合わせ