契約書の原本が紛失した場合は、早急に取引先に依頼しコピーを取らせてもらうか、再度作成するような対策をとるようにしましょう。契約書の紛失が発覚したとしても、迅速に対処を行うことが取引先との信頼関係の上で欠かせません。

契約書は紛失しないのが一番ですが、どんなに注意しても紛失してしまう可能性があります。このような場合は、紛失した状態を放置してはいけません。契約書は日常的に使うものではありませんが、何か問題が発生した場合に、重要な証拠となるので素早い対応が求められます。

契約書は再度作成することが基本

契約書を紛失した場合は、基本的に契約書を作り直すことが推奨されます。契約書は、双方がその内容に納得して署名（記名）押印することで、初めて効力を持つ書類です。取引先の押印をもらうことは、最も安全で確実な対処方法になります。契約書を紛失してしまったら、契約の相手方に連絡後に、まったく同じ契約書を作成し、そこに署名押印してもらいましょう。

コピーで対応する場合

契約書をコピーして対応することもできます。契約書を紛失してしまっても、コピーがあれば最低限契約書の用を満たすことはできます。相手方に契約書のコピーを取らせてもらった後は、必ず署名押印をしてもらうことを忘れないようにしましょう。ただし、コピーしただけでは裁判になった場合に、証拠としての能力が劣りますので注意が必要です。

契約書の管理を徹底することが重要

会社の信頼を落とさないためにも、契約書は自社内でしっかり契約書を管理することが重要です。契約書を紛失すると、契約相手に手間をかけることになりますし、相手が再度の契約書作成に協力してくれない可能性もあります。

契約書には、自社だけではなく取引先の重要も情報が入っています。契約書を紛失しない管理の仕組みを作ることも重要ですが、万が一紛失した場合の対処法に関しても覚えておきましょう。