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コラム(契約書に関する基礎知識)

契約書の基礎知識

第8回 契約書の郵送で気をつけること

契約書を郵送するときに守るべきビジネスマナー

契約書を送付する際に、一方的な送付の仕方をするとトラブルを起こしかねません。
契約書を丁寧に取り扱い、郵送する相手方や取引先に手間を取らせない工夫をすることが大切です。

契約書と一緒に送付状を添えて送る

郵送する際には、必ず送付状を付けましょう。
送付状に記載する項目は、送付する日付、宛名、自分の氏名と会社名、頭語と結語をつけたあいさつ文などです。
契約書に限らず、取引先で書類のやりとりをする場合は、何の書類を誰宛てに送ったものなのかを明確にしておく必要があります。

送付状、契約書、返信用封筒が必要であればそれを添え、クリアファイルに入れてから封筒に入れましょう。
クリアファイルに入れるのは、契約書が折れたり雨などで汚れたりしないようにするためです。


郵送は簡易書留か配達記録郵便で送る

契約書を郵送する場合は、取引先に届いているのか確認できるように、簡易書類や配達記録郵便で送付しましょう。
契約書は、会社で取り扱う書類の中でもとくに重要なものに分類されます。
そのため担当者まで取り次がれないといったトラブルや、万が一の配達ミスに備える必要があるのです。

契約書を郵送する前に、取引先に電話を入れて郵送する日にちを伝えておくと、トラブルの防止に繋がります。
返送の際も、同じように郵送の記録が分かるようにするため、取引先に依頼しておくのが理想です。


契約書の捺印の順番と返送用封筒のマナー

契約書は取引をする双方でそれぞれ保管するため、通常2部作成されます。
原則として金銭を受け取る側が先に捺印して返送し、支払う側は受け取った契約書に捺印したあとに1部を再送します。

この流れをスムーズにするために、契約書を作成した側は捺印が必要な場所を明記しておくようにしましょう。
返送用封筒には切手を貼り、会社名と自分の氏名を記載しておきます。
こちらが返送する側である場合は、封筒に書かれた宛名の「行」や「宛て」は2重線で消したあと、「様」や「御中」に直してから郵送してください。

最後に、契約書の入った封筒を取扱う際は細心の注意を払いましょう。
ポストへの投函や、郵便局の窓口に依頼する前に、契約書を紛失することのないようにしてください。


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