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コラム(契約書に関する基礎知識)

契約書の基礎知識

第7回 より良い情報整理術とは

契約書を上手に保管する情報整理術

契約書には、賃貸契約書、請負契約書、売買契約書などの種類が存在します。

文具を駆使した情報整理術

契約書は紛失してはいけないものですから、ファイルやフォルダなどの文房具を駆使して整理しましょう。ほかにも契約書を電子化して保管する方法もありますので、情報整理術を知っておくことで業務の効率化が望めます。

紙の契約書の上手な保管方法
紙の契約書を保管するときに、活躍するのはバインダーやファイルです。管理担当部門や保管期間満了日など項目を決めて保管することで、再度必要となった際にスムーズに取り出すことができます。またバインダーやファイルごとに分けるだけではなく、収納スペースもブロック分けしておくことで取り出しやすくなります。

近年では、電子契約書が浸透しつつありますが、紙の契約書を使用している企業も数多く存在します。
紙の契約書は、一度紛失してしまったら再発行が困難であるため、とくに注意が必要です。

紙の契約書を電子化して保管
紙の契約書を電子化して、パソコンやサーバ上で保管する方法があります。紙で保存していると紛失の危険があったり、かさばって探すのが困難になったりします。しかし、一度契約書を電子化することで、必要になった際にすぐに検索することができるほか関連する電子文書と一緒に扱うことができます。スマートフォンやタブレットなどのモバイル端末を通じて活用することも可能です。

ただし電子化するにあたっては、契約書の紙面を読み取ってデータにする作業が発生するため、スキャナーや複合機が必須です。電子化する文書の枚数や順番を確認し、破損部分があれば直してから読み取らせる必要があります。

契約書を電子化した際には、パソコンで保管をすることができますが、その際にもフォルダ名やファイル名を明確にし、振り分けのルールを決めるなどの工夫をするとよいでしょう。日付別で振り分けるのか、案件別で振り分けるのか、用途に合った整理の仕方を心がけてください。そうすることで、契約書の確認が必要になったときに探しやすくなります。
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