契約書は、満期や解約後に10年間は保管しなければならず、契約の際に用いたほかの書類も簡単に廃棄することはできません。保管期間内に廃棄や紛失などをすると、法人税の追徴課税が科せられることもありますので十分に注意しましょう。

書類を保管する方法は会社によって様々ですが、会社法や法人税法により保管しなければならない期間は決まっています。

満期や解約となった契約書は10年保管

満期または解約となった契約書は、会社法により10年間の保管が義務付けられています。具体的な期間は、契約の満期日や解約日から起算して10年間です。安全のため、期限切れの契約書はすぐに廃棄せず、専用のフォルダを設けて2～3年ほど余分に残しておくのもよいでしょう。

また、契約書は紙による保管が原則ですが、所轄税務署長に対して申請書を提出することで、電子化保管も認められています。ただし、電子化しても保管期間に変更はありません。

請求書や納品書などは7年保管

契約書以外にも、請求書や注文請書、納品書などの書類に関しては、法人税法により7年間の保管義務が設けられています。とりわけ重要度の高い書類は、法律に関わらず保管期間を永久として保管するのが理想です。保管期間を把握しておけば、契約書をはじめとした様々な書類を、効率的に管理することができます。

保管期間が過ぎた契約書を破棄する方法

保管期間の過ぎた契約書を廃棄する場合は、自社で処理をするか専門の業者に委託をするかどちらかになります。委託をする場合には、適切に処理をしてもらうために、事業者と処理業者の間で委託契約を結びましょう。この産業廃棄物処理の委託契約書は、契約終了日から数えて5年間の保管が義務付けられています。これは廃棄物の処理及び清掃に関する法律施行規則により定められているものです。

契約に使用した様々な書類以外にも、保管期間が決められている書類は多く存在します。期間が過ぎた書類であれば、定期的に見直して廃棄処理することをおすすめします。